1、交通費用，交通費用可以細分為：
（1）、出發地至會務地的交通費用——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通
（2）、會議期間交通費用——主要是會務地交通費用，包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通。
（3）、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。
具體可細分為：
（1）、會議場地租金——通常而言，場地的租賃已經包含某些常用設施，譬如鐳射指示筆、音響系統、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規設施並不涵蓋在內——比如投影裝置、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺發言線路時也可能需要另外的預算。
（2）、會議設施租賃費用——此部分費用主要是租賃一些特殊裝置，如投影儀、膝上型電腦、移動式同聲翻譯系統、會場展示系統、多媒體系統、攝錄裝置等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括裝置的技術支援與維護費用。值得注意的是，在租賃時應對裝置的各類功效引數作出具體要求（通常可向專業的會議服務公司諮詢，以便獲得最適宜的價效比），否則可能影響會議的進行。另外，這些會議設施由於品牌、產地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。
（3）、會場佈置費用——如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求，可以與專業的會議服務商協商。
（4）、其他支援費用——這些支援通常包括廣告及印刷、禮儀、祕書服務、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關係等。基於這些支援均為臨時性質，如果會議主辦方分別尋找這些行業支援的話，其成本費用可能比市場行價要高，如果讓專業會議服務商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務專業的支援。
對於這些單項服務支援，主辦方應儘可能細化各項要求，並單獨簽訂服務協議。
3、住宿費用
住宿的費用應該非常好理解——值得注意的只是住宿費裡面有些價格是完全價格，而有點是需要另外加收政府稅金的。對於會議而言，住宿費可能是主要的開支之一。找專業的會展服務商通常能獲得較好的折扣。
正常的住宿費除與酒店標準、房型等因素有關外，還與客房內開放的服務專案有關——譬如客房內的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、網際網路、水果提供等服務是否開放有關。會議主辦方應明確酒店應當關閉或者開放的服務專案及範圍。
4、餐飲費用
會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很複雜，這取決於會議議程需要及會議目的。
（1）、早餐
早餐通常是自助餐，當然也可以採取圍桌式就餐，費用按人數計算即可（但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備，所以預計就餐人數不得與實際就餐人數相差到15％，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數結算——而改為按預定人數收取費用）
（2）、中餐及午餐
中餐及午餐基本屬於正餐，可以採取人數預算——自助餐形式，按桌預算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行採購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數量的服務費用。
（3）、酒水及服務費
